Ada tiga sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu
organisasi. Pertama, memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan
otomasi berbagai proses yang mengelola informasi. Kedua, meningkatkan
keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan
keputusan. Ketiga, memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis (Ward and Peppard,
2002).
Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh
terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun
peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi
akibat penerapan SI/TI yang hanya berfokus pada teknologinya saja.
Oleh karena itu, cara efektif untuk mendapatkan manfaat strategis dari
penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking
business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya
serta mempertimbangkan TI sebagai bagian solusi (Earl, 1992). Permasalahan di
dalam penerapan SI/TI pada suatu organisasi dapat dikatakan
sebagai paradoks produktivitas (Roach, 1994). Dimana didalam
penerapan SI/TI sudah diimplementasikan secara baik, namun dari sisi lain
seperti halnya keamanan, sumber daya manusia, transparansi, dan
lain-lain bersifat sebaliknya
·
Apakah proyek TI
selalu berhasil?
·
Berapa banyak yang
berhasil?
·
Apa yang akan terjadi?
Tidak ada perencanaan strategis SI/TIyang baik
Perencanaan strategi sistem ini akan memberikan gambaran
bagaimana cara pendekatan untuk melakukan perencanaan sistem informasi
teknologi informasi secara strategis dalam perusahaan. Perencanaan strategis
sangat penting dilihat dari berbagai aspek, antara lain:
·
Strategi Bisnis,
·
Perkembangan Teknis
Global,
·
Kebutuhan Aplikasi dan
Infrastruktur,
·
Sumber Daya Manusia,
Keuangan dan lain-lain.
Semua elemen-elemen diatas perlu dijadikan satu
sehingga rencana akhir (TI Plan)merupakan
suatu rencana yang menyeluruh dan didukung perusahaan secara
utuh. Dalam mencapai rencana strategis yang lengkap dan efisien, seorang
perencana perlu mengetahui pendekatan-pendekatan metodologis (proven method).
Perencanaan strategis (strategic plan) harus bisa memberikan jalur migrasi
(migration path) yang bisa mengatasi kelemahan-kelemahan yang ada,
mengeksploitasi kekuatan dan memunculkan kebutuhan-kebutuhan baru
Sasaran utama dari upaya penerapan SI/TI dalam suatu organisasi.
1.
memperbaiki efisiensi
kerja dengan melakukan otomasi berbagai proses yang
mengelola informasi.
2.
meningkatkan
keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan informasi guna pengambilan
keputusan.
3.
memperbaiki daya saing
atau meningkatkan keunggulan kompetitif organisasi dengan merubah
gaya dan cara berbisnis
Namun sering ditemukan bahwa penerapan TI kurang berpengaruh
terhadap peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun
peningkatan daya saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI
yang hanya berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk
mendapatkan manfaat strategis dari penerapan SI/TI adalah dengan berkonsentrasi
pada kaji ulang bisnis (rethinking business) melalui analisis masalah bisnis
saat ini dan perubahan lingkungannya serta mempertimbangkan TI sebagai bagian
solusi (Earl, 1992).
Permasalahan Penerapan IS/IT
Paradoks Produktifitas
Investasi SI/TI masih belum berhasil memberikan manfaat yang
diharapkan kepada organisasi
Mengapa Paradoks Produktifitas Terjadi
1.
Analisis dan
representasi data tidak menunjukkan terjadinya peningkatan produktivitas
Produktivitas => pembandingan output
dengan input
Output => pengukurannya sangat relatif
sifatnya
Input => pemakaian
TI dalam perusahaan bersifat sistemik yaitu menyebar keseluruh proses ini dan
aktivitas penunjang yang ada, sehingga sulit menentukan proporsi nilai
investasi.
2.
Tingginya Alokasi IT
Kurang adil jika
investasi dalam TI hanya dibebankan pada sebuah proses atau sub sistem,
sementara kontribusi manfaat yang ada di dirasakan diberbagai proses yang lain
diperusahaan
Contoh kasus :
Pengadaan investasi mesin ATM
meningkatkan produktivitas pelayanan pada
pelanggan dibandingkan dengan petugas teller
Manfaat sistemik yang
ada adalah:
o
mempercepat transfer
antar rekening
o
mengurangi biaya
komunikasi dan transaksi
o
meningkatkan rasa aman
pelanggan
o
kepuasan nasabah
3.
Ada kerugian yang
muncul di area kerja lainnya
Penggunaan sebuah
aplikasi di satu departemen/ divisi berhasil meningkatkan produktivitas
karyawan yang ada di dalamnya
Karena produktivitas
meningkat, perusahaan dapat mengurangi jumlah karyawan pada departemen divisi
terkait dan memindahkan ke divisi lain
Permasalahan lain dalam penerapan SI/TI adalah investasi SI/TI
masih belum berhasil memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Ward
and Peppard, 2002). Pimpinan perusahaan sering dihadapkan pada kenyataan bahwa
belanja modal (capital expenditure) untuk SI/TI tidak membuahkan hasil hingga
nilai tertentu sesuai dengan besarnya investasi yang telah dilakukan.
Perusahaan menggunakan SI/TI untuk pengelolaan akuntansi dan keuangan, operasional
pemasaran, layanan pelanggan, koordinasi antar kantor cabang, perencanaan
produksi, pengendalian persediaan, mengurangi lead time, melancarkan
distribusi dan lain sebagainya. Namun tidak jelas apakah penggunaan SI/TI
semacam ini sudah secara nyata menghasilkan output yang lebih banyak (Robert
Solow dalam McCarty, 2001).
STRATEGI SI DAN STRATEGI TI
Bila kita mengharapkan agar penerapan TI optimal, dibutuhkan
suatu strategi SI/TI yang selaras dengan strategi bisnis organisasi. Hal ini
diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan dan
memberi manfaat yang diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Earl
membedakan antara strategi SI dan TI (Earl, 1997).
·
Strategi SI menekankan
pada penentuan aplikasi sistem informasi yang dibutuhkan rganisasi. Esensi dari
strategi SI adalah menjawab pertanyaan “apa ?”.
·
Sedangkan strategi TI
lebih menekankan pada pemilihan teknologi, infrastruktur, dan keahlian khusus
yang terkait atau menjawab pertanyaan “bagaimana ?”.
Sebagai contoh suatu organisasi menerapkan Executive
Information System pada bidang pemasaran hal ini mempengaruhi aliran
informasi vertikal dalam perusahaan. Pihak manajemen atas memiliki akses
informasi yang lebih besar dan mengurangi ketergantungan sumber informasi
terhadap manajemen menengah. Jaringan telekomunikasi sebagai aplikasi teknologi
informasi memungkinkan informasi mengalir dengan mudah dan cepat di antara
departemen dan divisi yang berbeda. Hubungan antara strategi TI, strategi SI
dan strategi bisnis terlihat pada gambar dibawah ini
PERENCANAAN STRATEGIS SI/TI Perencanaan strategis SI/TI
merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang
akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan
tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI
terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih
langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga
menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk
menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan
baru melalui penerapan teknologi yang inovatif (Ward & Peppard, 2002).
Gambar dibawah menunjukkan skema perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara
lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan
kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen
senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan
kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant
& Hsu, 1995).
Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi
portofolio aplikasi SI berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam
pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan
strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan
kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu,
perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan
kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan
strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi
yang inovatif (Ward & Peppard, 2002). Gambar dibawah menunjukkan skema
perencanaan strategis SI/TI Ward dan Peppard.
Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara
lain adalah adanya misi utama : Keunggulan strategis atau kompetitif dan
kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen
senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan
kombinasi pengembangan bottom up dan analisa top down (Pant
& Hsu, 1995).
Pendekatan metodologi versi Ward and Peppard ini dimulai dari
kondisi investasi SI/TI dimasa lalu yang kurang bermanfaat bagi tujuan bisnis
organisasi dan menangkap peluang bisnis, serta fenomena meningkatkan keunggulan
kompetitif suatu organisasi karena mampu memanfaatkan SI/TI dengan maksimal.
Kurang bermanfaatnya investasi SI/TI bagi organisasi disebabkan karena
perencanaan strategis SI/TI yang lebih fokus ke teknologi, bukan berdasarkan
kebutuhan bisnis.
Metodologi versi ini terdiri dari tahapan masukan dan tahapan
keluaran (Ward & Peppard, 2002). Tahapan masukan terdiri dari:
1.
Analisis lingkungan
bisnis internal, yang mencakup aspek-aspek strategi bisnis saat ini, sasaran,
sumber daya, proses, serta budaya nilai-nilai bisnis organisasi.
2.
Analisis lingkungan
bisnis eksternal, yang mencakup aspek-aspek ekonomi, industri, dan iklim
bersaing perusahaan.
3.
Analisis lingkungan
SI/TI internal, yang mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis
saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap
bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur
teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini.
4.
Analisis lingkungan
SI/TI eksternal, yang mencakup tren teknologi dan peluang pemanfaatannya, serta
penggunaan SI/TI oleh kompetitor, pelanggan dan pemasok.
Sedangkan tahapan keluaran merupakan bagian yang dilakukan untuk
menghasilkan suatu dokumen perencanaan strategis SI/TI yang isinya terdiri
dari:
1.
Strategi SI bisnis,
yang mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan memanfaatkan SI/TI untuk
mencapai sasaran bisnisnya, portofolio aplikasi dan gambaran arsitektur
informasi.
2.
Strategi TI, yang
mencakup kebijakan dan strategi bagi pengelolaan teknologi dan sumber daya
manusia SI/TI.
3.
Strategi Manajemen
SI/TI, yang mencakup elemen-elemen umum yang diterapkan melalui organisasi,
untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan.
Beberapa teknik/metode analisis yang digunakan dalam perencanaan
strategis SI/TI pada metodologi ini, mencakup analisis SWOT, analisis Five
Forces Competitive, analisis Value Chain, metode Critical
Succes Factors, metode Balanced Scorecard, dan McFarlan’s
Strategic Grid.
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah
mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan
sistem berbasis komputer
Untuk perencanaan strategi informasi dapat dilihat
dari dua sisi yaitu:
·
data, arah tinjauan
strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan olehenterprise.
·
aktivitas, arah
tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan
kinerja enterprise.,
Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Strategic Information
System Planning/SISP) digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar
mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait
langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan
organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi
(SI/TI).
Perencanaan Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi
dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan
kompetitor-kompetitor lain.
Manfaat Proses Perencanaan
Yang umum dicapai dalam proses perencanaan adalah:
1.
Penyelarasan SI/ TI
dengan bisnis
2.
Competitive
advantage melalui SI/ TI, dengan mengeksploitasi oportuniti dan melawan
ancaman dari faktor eksternal dengan menggunakan kekuatan organisasi
3.
membangun pondasi yang
rasional dan fleksibel untuk ke depannya
4.
membaiknya anggaran
dan penggunaan sumber daya dan kemampuan untuk mengembangkan kasus cost/
benefit untuk jangka panjang atau pembangunan infrastruktur.
Sasaran IISP
Sasaran Keseluruhan Information Strategic Planning (ISP) menurut
Roger dalam Rekayasa Perangkat Lunak:
1.
Menentukan sasaran dan
tujuan bisnis strategis.
Misal pada industri manufaktur menyatakan
tujuan-tujuan seperti
o
Mengotomatisasi
pemasangan komponen secara manual,
o
Mengurangi tingkat
penolakan pelanggan sebesar 20 % dalam 9 bulan.
2.
Mengisolasi faktor
sukses kritis yang memungkinkan bisnis mencapai tujuan dan sasaran
tersebut. Critical Success Factors (CSF) dapat dihubungkan dengan
sasaran/tujuan individual.
Misal bentuk CSF (Critical Success
Factors) pada SI Rumah Sakit :
·
motivasi dan
pelatihan pekerja atau pegawai
·
mesin-mesin komputer
dengan reabilitas tinggi,
·
rencana pelayanan
untuk menyakinkan pasien agar yakin untuk berobat.
·
mempertimbangkan
kemungkinan pengembangan sebagai pengaruh dari peningkatan kebutuhan
bisnis
3.
Menganalisis pengaruh
teknologi dan otomasi terhadap tujuan dan sasaran. Dengan menekankan pada
pertanyaan :
·
seberapa kritiskah
teknologi digunakan untuk mencapai sasaran bisnis?
·
Bagaimanakah teknologi
dapat mengubah cara bisnis dilakukan ?
·
Bagaimana bisnis harus
menyesuaikan atau memperluas sasaran atau tujuan untuk mengakomodasi teknologi
?
4.
Menganalisis informasi
yang ada untuk menentukan perannya dalam pencapaian sasaran dan tujuan
Faktor Keberhasilan ISIP
Faktor yang bisa dianggap penting untuk kesuksesannya:
1.
menggunakan orang yang
terbaik dari bisnis, fungsi SI dan penasihat eksternal -mereka memberikan
pengetahuan tak ternilai mengenai industri dan bisnis, hubungannya dengan SI/
TI.
2.
mendapatkan
antusiasme, komitmen dan keterlibatan manjamen tingkat atas
3.
mendapatkan pemahaman
mendalam atas bisnis internal dan eksternal dan lingkungan SI/ TI
4.
menetapkan tujuan yang
konsisten dengan pengalman dan kedewasaan
5.
meyakinkan bahwa
bisnis meyakini rekomendasinya sendiri
